«Современные требования к ведению учета фонда учебников. От регламентов к практике учёта Недостающую литературу в электронном виде

Добрый день дорогие участники семинара!

Сейчас я вас познакомлю с темой: «Современные требования к ведению учета фонда учебников» это тема вам не новая каждый из вас работает с этим. И так начнем

Вот наша учебная литература поступила, к фонду учебной литературы как мы знаем относятся: все учебники; учебные пособия; орфографические словари; математические таблицы; сборники упражнений и задач; практикумы; книги для чтения; хрестоматии; рабочие тетради.

Особо хочется обратить внимание на формы учета библиотечного фонда учебников.

Учетные формы:

Книга учета библиотечного фонда школьных учебников

(Книга суммарного учета учебного фонда)

Журнал учета учебников

Картотека учебников

Журнал выдачи учебников

Заказ на учебники (за три года)

Инвентаризационная ведомость (за три года)

Книга суммарного учета состоит из 3 частей (обратите внимания у вас должна быть отдельная книга с ум уч)

1часть. Поступление в фонд. После получения учебников записывается общее количество и их стоимость, с обязательным указанием номера и даты сопроводительного документа. Номер записи ежегодно начинается с № 1 и идёт по порядку поступлений.

2 часть. Выбытие из фонда. Записываются номера актов на списание учебников с указанием даты утверждения акта и общего количества списанных учебников на общую сумму. Нумерация записей о выбывших изданиях из года в год продолжается.


3 часть. Итоги учёта движения фондов. Записываются итоги движения фонда учебников: общее количество поступивших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество выбывших учебников за текущий год, на сумму. Общее количество учебников, состоящих на 1 января последующего года, на сумму

Журнал учета учебников

Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования

Карточки с библиографическим описанием изданий учебников расставляются в учетную картотеку по классам, а внутри классов – по алфавиту фамилий авторов или заглавий. Количество выданных учебников отмечается на оборотной стороне учетных карточек. Для контроля за сохранностью учетных карточек они регистрируются в «Журнале регистраций учетных карточек библиотечного фонда учебников организаций образования».

Порядковый номер при записи в « Журнал регистрации учетных карточек» присваивается и карточке. И на все экземпляры учебников, записанных в данной карточке, присваивается этот номер с пометкой в скобках порядкового номера экземпляра,151 (1), 151 (2), 151 (3) и т.д.

. Учёту подлежат все виды учебников и учебных пособий. Рабочие тетради, дидактические материалы, таблицы, прописи и т.д. и являются документами временного характера. Их учёт производится в «Тетради учёта документов временного характера».

Взамен утерянных или испорченных учебников принимаются другие учебники, необходимые школе, или взимается номинальная стоимость учебника, если он использовался не более одного года (оформляется квитанция). Учебники, утерянные и принятые взамен, учитываются в «Тетради учёта утерянных и замены учебников».

Списание учебников проводится не реже одного раза в год. На каждый вид списания («Ветхие», «Устаревшие по содержанию», «Утерянные читателями», «Хищение») составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается комиссией и утверждается директором школы. Один

экземпляр акта хранится в библиотеке, другой передаётся под расписку в бухгалтерию школы, которая производит списание с баланса школы

указанной в акте стоимости учебников.

2.10. Учебники, находящиеся в хорошем состоянии, после списания могут выдаваться учащимся для подготовки к экзаменам или в учебные кабинеты.

Выбытие учебников из библиотечного фонда
Срок использования учебника не менее четырёх лет.

1. 
   Выбытие учебников из фонда библиотеки производится по причинам: ветхости (физический износ); устарелости по содержанию; утрате (с указанием конкретных обстоятельств утраты). В акте о выбытии фиксируются сведения об учебниках, исключаемых только по одной причине.

Критерии отбора учебников для выбытия из фонда библиотеки:

Выбытие по ветхости производится при наличии дефектов, приводящих к искажению или потере информации, ухудшающих удобочитаемость, условия чтения (потеря элементов изображения, пятна, царапины, отсутствие одной и более страниц, склеивание страниц и повреждение текста или иллюстраций при раскрытии, деформация, ветхость блока или переплетной крышки);

Выбытие по причине устарелости по содержанию производится в соответствии с изменениями в «Федеральных перечнях учебников, рекомендованных (допущенных) к использованию в образовательном процессе в образовательных учреждениях, реализующих образовательные программы общего образования и имеющих государственную аккредитацию на учебный год, утверждённого Министерством образования и науки Российской Федерации»;

Выбытие по причине утраты из фонда библиотеки. Библиотекарь устанавливает причину утраты и вправе потребовать от виновника замены утраченного учебника на тот же учебник или другой, необходимый школе, если срок использования учебника не превышает четырёх лет. Утраченные учебники, срок использования которых превышает четыре года, списываются без возмещения убытка.

1. 
   Выбытие учебников из фонда библиотеки оформляется актом об исключении и отражается в книге суммарного учета, а также в картотеке учета учебников. Выбытие учебных материалов временного хранения производится в конце календарного года по акту с указанием причины: «материал временного хранения».

   
   Акты на списание учебников визируются членами комиссии по сохранности фондов. Завизированные акты утверждаются директором школы.

   
   Списанные по акту учебники могут быть использованы для изготовления дидактического материала, для реставрационных работ или передаются организациям по заготовке вторсырья.

   
   Хранение списанных учебников вместе с действующими запрещается.

   
   Акты на списание учебников из фондов библиотеки и приложенные к ним списки учебников подлежат постоянному хранению, весь срок существования библиотеки

Порядок учёта выдачи учебников

Выдача учебников осуществляется библиотечным работником в конце или перед началом учебного года.

1. 
   Учебники выдаются учащимся на один учебный год. Учебники, по которым обучение ведётся два или несколько лет, могут быть выданы учащимся на несколько лет.

   
   Формой учёта выдачи учебников могут быть: вкладыш в формуляр пользователя; формуляр класса; журнал выдачи учебников. Любая из названных форм, выбранная библиотекарем, должна отвечать установленным требованиям: аккуратное ведение записи, наличие подписи получателя, строгий индивидуальный и суммарный учёт выданных учебников.

Инвентаризация фонда учебников

1. 
   Инвентаризация учебного фонда библиотеки школы осуществляется с целью контроля над сохранностью и эффективностью использования учебников, а также с целью учёта обеспеченности ими льготных категорий учащихся и составления реального заказа на учебники.

   
   Инвентаризация учебников проводится по требованию администрации школы.

   
   Инвентаризационная ведомость учёта фонда учебников содержит следующие данные: автор, наименование учебника; класс; общее количество учебников в фондах, в том числе приобретённых на внебюджетные средства; количество учебников по годам получения. Учебники, приобретённые более четырёх лет назад, отмечаются в графе без указания года поставки.

   
   Инвентаризационная ведомость составляется в двух экземплярах, одна из которых передаётся в отдел образования

Наличие компьютера в библиотеке дает нам возможность изготовления и распечатки необходимых нормативных документов, а также использовать информационные системы в работе школьных библиотек. На сегодняшний день для библиотекарей созданы две программы – ИРБИС и MARG - SQL .

ИРБИС - Интегрированная Развивающаяся Библиотечная Информационная Система.

Авторы и дилеры ИРБИС представляют свое детище как современную, удобную систему, совместимую с другими корпоративными библиотечными системами. Система ИРБИС позволяет облегчить, традиционную рутинную работу библиотекарей: автоматизировать основные библиотечные процессы. ИРБИС включает все типовые библиотечные технологии: комплектование, систематизация, каталогизация, читательский поиск, книговыдача и администрирование.

В учреждениях образования должен быть сформирован полный пакет нормативных документов, регламентирующих деятельность школьных библиотек.

Минобрнауки дало ряд рекомендаций об использовании учебников в образовательном процессе (письма от 08.12.2011 № МД-1634/03, от 28.02.2012 № МД-172/03). Учреждения образования должны использовать учебники, включенные в федеральный перечень. До включения в него учебники проходят ряд экспертиз. Заказчиками экспертиз являются авторы учебников или держатели авторских прав на них. Все учебники, получившие в установленном порядке положительные экспертные заключения по результатам научной и педагогической экспертиз, включены в федеральные перечни учебников.

Ежегодно к новому учебному году федеральные перечни дополняются учебниками, прошедшими экспертизу в текущем календарном году.

Количество учебников в перечнях по каждому предмету для каждого класса позволяет школе осознанно выбрать именно тот учебник (линию учебников), который позволяет учитывать особенности образовательной программы, реализуемой данной школой.

Наряду с учебниками в образовательном процессе могут использоваться иные учебные издания, являющиеся учебными пособиями.

Определение списка учебников образовательным учреждением в соответствии с федеральными перечнями учебников, учебным планом образовательного учреждения на принципах системного, планового подходов с учетом перспективы и преемственности реализации образовательных программ позволяет сформировать в школах библиотечные фонды учебников долгосрочного пользования.

Педагогические работники имеют право на свободу выбора и использования учебников в соответствии с образовательной программой, утвержденной образовательным учреждением. Выбор учебников осуществляется согласно списку учебников, определенному образовательным учреждением.

Количество учебников в перечнях по каждому предмету для каждого класса позволяет школе осознанно выбрать именно тот учебник (систему учебников, линию учебников), который учитывает особенности образовательной программы, реализуемой данной школой.

В настоящее время действует федеральный перечень учебников, утвержденный Приказом Минобрнауки РФ от 31.03.2014 № 253.

Следует обратить внимание, что наряду с бумажной формой учебников должны применяться электронные учебники. В связи с этим Минобрнауки в Письме от 02.02.2015 № НТ-136/08 указало, что необходимо:

предусмотреть при реализации программ дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) включение модулей, направленных на обучение руководящих и педагогических работников образовательных организаций методам использования электронной формы учебника, в том числе посредством применения интерактивных досок;

организовать и провести социологический опрос среди обучающихся и их родителей (законных представителей) о наиболее предпочтительной форме учебника (печатная, электронная, печатная и электронная формы). При этом использование электронной формы учебника является правом, а не обязанностью участников образовательных отношений.

Минобрнауки напоминает, что из федерального перечня учебников решением Научно-методического совета по учебникам могут быть исключены отдельные завершенные предметные линии учебников.

В связи с этим при заключении договоров на поставку учебников рекомендуем:

предусматривать возможность замены завершенной предметной линии учебников в случае ее исключения из федерального перечня учебников на другую завершенную предметную линию или возможность возврата денежных средств;

учитывать, что одновременно с учебником в бумажной форме должна приобретаться электронная форма учебника, а к учебникам, закупленным ранее только в печатной форме, возможна закупка отдельно электронной формы учебника.

Минобрнауки также рекомендует организовать в субъектах РФ работу по созданию информационной среды, в которой будут обеспечены равные условия для доступа к учебникам разных издательств, а также для их доступа к другим электронным ресурсам и электронным библиотекам.

Закупка учебников

В силу п. 10 ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании) организация обеспечения муниципальных образовательных организаций учебниками в соответствии с федеральным перечнем учебников, рекомендованных к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования организациями, осуществляющими образовательную деятельность, и учебными пособиями, допущенными к использованию при реализации указанных образовательных программ, относится к полномочиям органов государственной власти субъектов РФ в сфере образования.

При этом на основании п. 3 ч. 1 ст. 8 Закона об образовании к полномочиям органов государственной власти субъектов РФ в сфере образования относится обеспечение государственных гарантий реализации прав на получение общедоступного и бесплатного начального, основного, среднего общего образования в муниципальных общеобразовательных организациях посредством предоставления субвенций местным бюджетам, включая расходы на приобретение учебников и учебных пособий, в соответствии с нормативами, определяемыми органами государственной власти этих субъектов РФ. Таким образом, средства, необходимые для приобретения учебников и учебных пособий, включаются органами государственной власти субъектов РФ в субвенции местным бюджетам. Законом об образовании не предусматривается возможность уменьшения размера предоставляемой местным бюджетам субвенции на указанные цели при непосредственной передаче закупленных учебников и учебных пособий.

С 1 сентября 2013 года закупка учебников и учебных пособий для обеспечения муниципальных образовательных организаций осуществляется на муниципальном уровне.

Такая закупка учебников и учебных пособий органами местного самоуправления, образовательными организациями, являющимися муниципальными казенными и бюджетными учреждениями, производится в соответствии с требованиями Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Федеральный закон № 44-ФЗ).

Закупка может быть осуществлена органами местного самоуправления централизованно с целью обеспечения всех подведомственных муниципальных образовательных организаций необходимыми учебниками и учебными пособиями (централизованная закупка в соответствии со ст. 26 Федерального закона № 44-ФЗ) либо муниципальными образовательными организациями самостоятельно за счет средств, полученных из местных бюджетов на оказание муниципальных услуг.

При этом в случае проведения закупки органами местного само­управления необходимо учитывать, что выбор закупаемых учебников и учебных пособий должен осуществляться образовательными организациями (ч. 4 ст. 18 и п. 9 ч. 3 ст. 28 Закона об образовании).

Также Федеральным законом № 44-ФЗ предусмотрена возможность проведения совместных аукционов двумя и более заказчиками.

Согласно ст. 25 данного закона при наличии у двух и более заказчиков (образовательных организаций, органов местного самоуправления) потребности в одних и тех же товарах (учебниках и учебных пособиях) такие заказчики вправе проводить совместные аукционы. Права, обязанности и ответственность заказчиков при проведении совместных аукционов определяются соглашением сторон, заключаемым в соответствии с ГК РФ и Федеральным законом № 44-ФЗ. Контракт с победителем либо победителями совместного аукциона заключается каждым заказчиком самостоятельно. Причем в качестве заказчика могут выступать как муниципальные образовательные организации, так и органы местного самоуправления, проводя совместные закупки для нужд нескольких муниципальных образований.

Организатором совместного аукциона является один из заказчиков, которому другие заказчики передали на основании соглашения часть своих полномочий на организацию и проведение такого аукциона.

Организатор совместного аукциона утверждает состав комиссии по осуществлению закупок, в которую включаются представители сторон соглашения пропорционально объему закупок, осуществляемых каждым заказчиком, в общем объеме закупок, если иное не предусмотрено соглашением.

Стороны соглашения несут расходы на проведение совместного аукциона пропорционально доле начальной (максимальной) цены контракта каждого заказчика в общей сумме начальных (максимальных) цен контрактов, в целях заключения которых проводится совместный аукцион.

Таким образом, на уровне муниципальных образований закупки учебников и учебных пособий за счет средств субвенций из бюджетов субъектов РФ могут быть осуществлены с использованием централизованных схем, предусмотренных Федеральным законом № 44-ФЗ. Кроме того, несколько муниципальных образований также могут проводить централизованные закупки учебников и учебных пособий на межмуниципальном уровне (совместные аукционы). Такие разъяснения даны в Письме Минобрнауки РФ от 07.04.2014 № 08-455.

Также отметим, что автономные образовательные учреждения могут заключать договоры на поставку учебников согласно Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и положению о закупках.

Учет учебной литературы

При поступлении учебной литературы в образовательное учреждение организуется ее двойной учет:

учет в библиотеке;

бухгалтерский (бюджетный) учет.

Библиотечный учет.

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержден Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее – Порядок № 1077). В соответствии с п. 1.4 Порядка № 1077 учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из него, независимо от вида носителя. Этот учет ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде. К регистрам индивидуального учета согласно п. 1.5.1 Порядка № 1077 относятся регистрационная книга и карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о его поступлении и выбытии.

Регистрами суммарного учета документов согласно п. 1.5.2 Порядка № 1077 являются книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда и журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

поступление документов в библиотечный фонд;

выбытие документов из библиотечного фонда;

итоги движения библиотечного фонда (итоговые данные на конец отчетного периода).

Книга суммарного учета библиотечного фонда в образовательных учреждениях содержит показатели, характеризующие качество формирования подобных фондов по обеспечению учебного процесса и научной деятельности образовательного учреждения, то есть по их целевому назначению.

Организация библиотечной работы в образовательных учреждениях имеет ряд особенностей, поскольку библиотеки таких учреждений входят в общую структуру учреждений и не являются самостоятельными юридическими лицами, а для обеспечения учебного процесса они приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по методике безынвентарного учета.

Учебники выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой их потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации (разд. V Порядка № 1077).

Бухгалтерский (бюджетный) учет.

В соответствии с п. 38 Инструкции № 157н материальные объекты имущества, за исключением периодических изданий, составляющие библиотечный фонд учреждения, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования.

В учреждениях образования учебную литературу, входящую в состав библиотечного фонда, следует учитывать на счетах 0 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения» и 0 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения». Издания принимаются к учету по первичным учетным документам (накладным, актам приема-передачи). В соответствии с Указаниями № 65н расходы на их приобретение будут осуществляться по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ и коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».

В силу п. 46 Инструкции № 157н объектам библиотечного фонда не присваиваются уникальные инвентарные номера. Их аналитический учет ведется в инвентарных карточках группового учета основных средств (ф. 0504032) (п. 54 Инструкции № 157н). Учет операций по выбытию и перемещению этих объектов ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (п. 55 Инструкции № 157н).

Библиотечный фонд относится к амортизируемому имуществу учреждения. Согласно п. 92 Инструкции № 157н на издания стоимостью, не превышающей 40 000 руб. включительно, начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию. На объекты основных средств стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется по рассчитанным в установленном порядке нормам.

В бухгалтерском учете начисление амортизации на библиотечный фонд будет отражаться таким образом:

Дебет счета 0 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 271 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (в части амортизации основных средств и нематериальных активов)

Кредит счета 0 104 x7 000 «Амортизация библиотечного фонда»

Выбытие учебной литературы из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) с приложением списка выбывающих учебников. Решение о списании принимается комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов. В акте отражаются причины, послужившие основанием для принятия решения о списании объектов библиотечных фондов, и перечень мероприятий по исполнению такого решения, ставится отметка о результатах проведенных мероприятий (на основании утвержденного акта (ф. 0504144) и документов, подтверждающих утилизацию списываемых объектов в качестве вторичного сырья, их передачу, уничтожение). В том числе приводится перечень имущества, подлежащего постановке на учет по результатам проведенных мероприятий, указанных в акте (ф. 0504144), с целью дальнейшего его использования. Акт (ф. 0504144) оформляется в двух экземплярах.

Списанные учебники могут быть оприходованы в качестве макулатуры и реализованы. Пришедшие в негодность книги принимаются к учету по забалансовому счету «Материальные ценности, принятые на хранение» (в условной оценке «один объект – 1 руб.») до момента их утилизации (ликвидации) (п. 335 Инструкции № 157н).

Макулатура, полученная в результате списания книг, принимается к учету по текущей оценочной стоимости (п. 106 Инструкции № 157н).

Далее приведем типовые операции по отражению в учете поступления объектов в библиотечный фонд, их выбытия из него, а также внутреннего перемещения в соответствии с действующими инструкциями № 162н, 174н, 183н.

Казенное учреждение (Инструкция № 162н)		Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н)		Автономное учреждение (Инструкция № 183н)
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
Приобретение учебной литературы у поставщика
		0 106 31 310 (0 106 21 310)		0 106 31 000 (0 106 21 000)
Поступление учебной литературы централизованно от учредителя
		0 106 31 310 (0 106 21 310)		0 106 31 000 (0 106 21 310)
Принятие к учету учебной литературы
		0 101 37 310 (0 101 27 310)	0 106 31 310 (0 106 21 310)	0 101 37 000 (0 101 27 000)	0 106 31 000 (0 106 21 000)
Выдача в эксплуатацию учебной литературы
		0 101 37 310 (0 101 27 310)	0 101 37 310 (0 101 27 310)	0 101 37 000 (0 101 27 000)	0 101 37 000 (0 101 27 000)
Начисление амортизации при выдаче учебников в эксплуатацию
1 401 20 271 (1 109 00 271)		0 401 20 271 (0 109 00 271)	0 104 37 410 (0 104 27 410)	0 401 20 271 (0 109 00 271)	0 104 37 000 (0 104 27 000)
Списание учебной литературы с учета
		0 104 37 410 (0 104 27 410)	0 101 37 410 (0 101 27 410)	0 104 37 000 (0 104 27 000)	0 101 37 000 (0 101 27 000)
Принятие списанных книг к забалансовому учету (до момента утилизации)
Списание утилизированных книг с забалансового учета
Принятие к учету макулатуры

Обобщим основные моменты:

1) для оказания образовательных услуг необходима учебная литература;

2) использоваться могут только издания, включенные в федеральный перечень учебников;

3) учебная литература может поставляться в образовательные организации централизованно или приобретаться ими самостоятельно;

4) учебники входят в состав библиотечного фонда;

5) учет поступившей учебной литературы ведется в библиотеке и бухгалтерии.

Учет библиотечных фондов - составная часть системы народнохозяйственного учета. Его совершенствование осуществляется в соответствии с общегосударственной программой перехода Российской Федерации на принятую в мировой практике систему учета, статистики и контроля (1992) . Сущность и роль учета в новой экономической ситуации имеет несколько иную направленность, чем при централизованной экономике.

Реформирование учета направлено на определение новых подходов при учете фондов в современных хозяйственно-экономических условиях. Основная его цель - предоставление точных и достоверных данных обо всех видах документов, находящихся в библиотечном фонде, обеспечение контроля над их движением в соответствии с нормативными актами.

Следует отметить и то, что учет документов является наиболее конкретным и регламентированным процессом организации и управления библиотечными фондами. Центральным звеном учетной политики библиотеки является нормативно-правовая основа.

Правовой регламентацией учета является современное законодательство различных отраслей права. Высший уровень составляют федеральные законы, постановления и распоряжения Правительства Российского Федерации: «О библиотечном деле» (1994), «Об обязательном экземпляре документов»(1994), «О информации, информационных технологиях и защите информации»(2006), «О бухгалтерском учете»(1998), « Об архивном деле в Российской Федерации»(2004), «О стандартизации»(1993), а также Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ и др. Нормы этих законов, касающиеся, в том числе и политики государства в области учета, является базовой основой для принятия управленческих решений для библиотек различных организационно-правовых особенностей и форм собственности.

На совершенствование системы учета оказывает влияние такие факторы, как активный процесс изменения видового и структурного фонда, освоение библиотеками компьютерных информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, позволяющих комплексно решать вопросы учета, сохранности, использования документных фондов.

В декабре 1998 г. Приказом Министерства культуры Российской Федерации за № 590 была утверждена « Инструкция об учете библиотечного фонда» . Ее нормативную базу составили такие документы, как Закон о библиотечном деле в Российской Федерации, Закон об обязательном экземпляре документов, Закон о стандартизации, Закон о бухгалтерском учете, ГОСТ 7.20-80 “СИБИД. Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации”, ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83) “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” (1997 г.), отечественные стандарты в области информации, библиотечного и издательского дела; ИСО 2789-1974 “Международная библиотечная статистика”, “Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях” (утв. Приказом Министерства финансов РФ от 30.12.99 № 107).

Со дня вступления в силу Инструкции в политической, социальной и экономической жизни страны произошли существенные изменения, которые оказали влияние на библиотечную сферу. Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства и органов статистики .

Главное достоинство Инструкции состоит в том, что при сохранении преемственности с прежней системой учета за счет совместимости основных показателей, видов учета и некоторых форм его, она, вместе с тем, обеспечивает его гибкость, возможность детализации, предоставляет право библиотекам самостоятельно формировать свой порядок учета применительно к статусу, структуре фондов, организационно-технологическим возможностям, не противоречащий ее основным требованиям.

Настоящая Инструкция определяет общие правила учета документов, составляющих библиотечный фонд, независимо от статуса библиотеки, структуры ее фонда, организационно-технологических особенностей деятельности. Действие “Инструкции” распространяется на государственные и муниципальные библиотеки, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности. Приказом Министерства образования Российской Федерации «Об учете библиотечного фонда образовательных учреждений» от 24.08.2000 № 2488 данная Инструкция является руководством для всех библиотек образовательных учреждений с учетом утвержденных методических рекомендаций по ее применению.

Переход библиотек на автоматизированные информационные технологии вносит кардинальные изменения в организацию учета фондов в связи с интеграцией обработки учетной информации во все основные модули автоматизированных библиотечных систем.

Электронный учет -- учет документов, составляющих библиотечный фонд с помощью средств компьютерной технологии. Электронный учет -- это не самостоятельный вид, а способ ведения учета .

Использование компьютера способствует интеграции обработки учетной информации. При электронном учете существенно меняется технология учета, последовательность процессов и операций, появляются новые направления, то есть усложняется содержание работы и организации учета документов в библиотеке. При автоматизированных технологиях все процессы учета документов, поступающих, выбывающих и ряд других, осуществляются в соответствии со специальными программами, учитывающими интересы работников библиотеки

Необходимым требованием к современным автоматизированным библиотечно-информационным системам (АБИС) является наличие в них функций или модулей учета фондов.

Ведение учета фондов в автоматизированном режиме предполагает использование штрихового кодирования документов.

Технология штрихового кодирования включает в себя три этапа:

1. создание штрихового кода;

2. нанесение штрихового кода на этикетку;

3. считывание штрихового кода специальной аппаратурой.

С помощью технологии штрихового кодирования, использования микрокалькуляторов со встроенными сканерами, так называемых мобильных терминалов, можно практически полностью автоматизировать процесс проверки фонда. Располагая штриховые коды не только на книгах, но и на карточках, библиотекарь имеет возможность быстро сверить карточный каталог с электронным каталогом, а, следовательно, и с и фондом. Внедрение методов штриховой технологии со временем приведет к тому, что на смену традиционным формам учета, привычными для библиотеки, придут новые, более удобные и оперативные.

Для успешного использования штрих-кодов (бар-кодов) необходимо выбрать и установить в стране систему совместимых методов штрихового кодирования документов в библиотеках различных типов, порядок финансирования и внедрения этих средств учета фондов.

Примером такой системы может служить автоматизированная Web-библиотека "Кодекс: Манускрипт"

Система предназначена для автоматизации работы с библиотечным фондом и читателями, организации электронного учета изданий, а также обеспечения доступа к каталогу изданий посредством браузера MS Internet Ехplorer.

Система позволяет автоматизировать весь цикл учета библиотечного фонда, с момента поступления издания в библиотеку, до его списания, включая формирование инвентарной книги, книги суммарного учета, всей номенклатуры необходимых актов. Реализована мощная система поиска по инвентарной книге, книге суммарного учета, тетради замененных книг и другим объектам учета библиотечного фонда. Встроенный механизм формирования инвентарных номеров, номеров КСУ, записей инвентарной книги позволит обеспечить удобный и надежный документооборот библиотеки.

Модель функционирования системы:

На сервер библиотечной локальной сети устанавливается сердце системы - "Кодекс-Сервер", который является одновременно Web-сервером и сервером БД, а также база данных в формате "Кодекс". Но чтобы система начала стабильно функционировать, нужно установить программное обеспечение на рабочих станциях сотрудников библиотеки и читателей - браузер MS Internet Explorer, входящий в стандартную поставку ОС Windows.

Помимо Web-библиотеки "Кодекс: Манускрипт" создана также конфигурация «Онлайн: Библиотека"» (фирма «Онлайн»). Программный продукт разработан на основе системы программ "1С:Предприятие" в сотрудничестве с библиотекарями учебных заведений и с учетом их многочисленных пожеланий.

"Онлайн:Библиотека" позволяет автоматизировать все основные этапы работы с книгой, от момента ее поступления до списания из библиотечного фонда:

– в конфигурации существуют электронные аналоги первичных документов - "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда";

– процесс формирования инвентарных номеров в программе автоматизирован, производится проверка номеров на уникальность;

– книги суммарного и инвентарного учета формируются автоматически на основании данных, введенных в информационную базу с помощью документов "Акт приемки книг" и "Акт на исключение книг из фонда".

Важно отменить то, что автоматизация основных библиотечных процессов и информатизация библиотечной деятельности, заставляет нас пересматривать существующие документы и совершенствовать нормативно-инструктивную базу, регламентирующую деятельность библиотек по работе с фондами. Это способствует организации строгого учёта и обеспечивает соблюдение финансовой дисциплины, позволяет систематизировать и приводить к единообразию формы и методы работы библиотек с фондами.

Особо следует подчеркнуть, что решение задачи совершенствования учета библиотечных фондов требует объединения усилий библиотек, архивов, музеев, других организаций, для которых учет является не только важнейшей частью сохранения документов, но и ведущей функцией контроля за движением духовных и материальных ценностей.

Таким образом, мы склоняемся к мнению, что учет библиотечного фонда:

– является частью системы управления экономическими процессами, происходящими в современной библиотеке. Его совершенствование существенно влияет на расширение прав библиотеки и устранение жесткой регламентации;

– позволяет идентифицировать регистрационную запись, сравнив ее с оригиналом и данными о нем при проверке фонда или при расчете с читателями в случае невозврата взятых в библиотеке документов;

– обеспечивает регистрацию и обобщение сведений о нем по установленным правилам, рассчитывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов пополнения, темпы обновления, местонахождение документов.

– служит основой государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

На наш взгляд, учет фондов должен являться важнейшим направлением деятельности каждой библиотеки в отдельности и системы библиотек в целом. Совершенствование учета библиотечных фондов проблема многоаспектная. Учет библиотечных фондов является не только частью системы управления экономическими процессами, но и объектами непроизводственной сферы. Поэтому его реформирование следует осуществлять в общем контексте преобразования учетной политики, проводимой в стране. Кроме того, учет библиотечных фондов - важнейший элемент их сохранности. Это стартовый этап, с которого начинается вся дальнейшая работа с фондом в библиотеке, как в плане сохранности, так и безопасности использования.

Главная > Документ

Автоматизированная система учета библиотечного фонда

О.Л. Голубева

Научный руководитель: Слинкин Д. А.

Шадринский государственный педагогический институт, г. Шадринск

Автоматизированная система учета библиотечного фонда – это совокупность правил и процедур, обеспечивающих регистрацию данных, обобщение сведений о величине, составе и движении фонда, осуществляемых по средствам компьютера. Это очень удобный и современный способ для учета поступающей и списываемой в библиотеке литературы, система содержит всю нужную информацию о книгах и сведенья о читателях имеющих в наличии библиотечные издания. В настоящее время существует множество разнообразных программ для учета книг библиотечного фонда (Библиотека MD 4.3, 1С:Библиотека Колледжа, Автоматизированная информационно-библиотечная система OPAC-Global, АС-Библиотека-3, Система ИРБИС). В основном это очень большие программные системы, охватывающие все аспекты данной деятельности. Но для многих, небольших учебно–образовательных учреждений такие решения являются очень громоздкими и дорогими. В таких случаях встает вопрос о создании специализированных приложений, обладающих только тем функционалом, который требуется для данной сферы деятельности. Такие приложения обладают положительными аспектами:

Они просты в эксплуатации; Стоимость такой разработки гораздо ниже коммерческих проектов; Не содержат лишний функционал; Имеют возможность модернизации.

Ежегодно в фонд библиотеки ГОУ СПО Шадринского политехнического колледжа, на базе машиностроительного отделения поступают тысячи документов (книг, журналов, газет и тому подобное), большое количество литературы (на данный момент фонд составляет более девяти тысяч экземпляров), затрудняет поиск и обработку информации сотрудникам библиотеки. В связи с этим и возникла необходимость разработки такой системы. Автоматизированная система учета библиотечного фонда позволяет облегчить работу персонала библиотеки с введением, хранением данных и регистрацией книг, а также с регистрацией студентов и сотрудников учебного заведения которые имеют выданную библиотекой литературу. Функционал разрабатываемой системы имеет два основных направления:

ввод в систему необходимой информации;

В систему учета библиотечного фонда ШПК вводятся данные: автор книг, их название, место и дата издания, дата поступления и списания книги, дата выдачи литературы в пользование студентам и преподавателям, инвентарный номер литературного издания, количество страниц в книге, ее стоимость и тип, ФИО, группа и личный номер студентов, а так раздел, в котором находится книга.

вывод результатов конечному пользователю.

В автоматизированной системе учета библиотечного фонда ШПК конечный пользователь может получить данные о студенте (ФИО, личный номер и номер группы, даты выдачи и возврата книг и их количество) или данные о книгах (название, автор, год и место издания, инвентарный номер и стоимость книги, даты поступления и списания, тип и раздел, к которому относится литературное издание, и данные о сопроводительном материале). Перед разработчиком системы ставятся следующие задачи:

обеспечение максимального быстродействия работы приложения;

В системе учета ШПК быстродействие со стороны сервера будет обеспечиваться пропускной способностью самого сервера, а так же установленного программного обеспечения (Apache, PHP, MySQL). База данных имеет определенную структуру (по разделам), которая позволяет быстрее обрабатывать результаты.

разработка удобного и понятного интерфейса;

Расположение и наполнение командных панелей в интерфейсе системы учета ШПК реализовано таким образом, чтобы пользователь без ознакомления с документацией всегда мог легко найти любые действия доступные в конкретном режиме.

обеспечение максимальной надежности работы системы;

Чтобы достигнуть самого высокого уровня защиты системы должны выполняться следующие условия: - разрешен только локальный доступ; - основная учетная запись должна быть защищена “сложным” паролем; - должен быть заблокирован анонимный доступ к базе данных;

сохранность накопленных данных;

В системе библиотечного фонда осуществляется хранение данных на удаленном сервере, ежедневно производится плановое резервное копирование архивов баз данных на отдельный хранитель информации, за счет этого и минимизируется риск потери информации. Для разработки системы было принято решение использовать Web-сервер Apache, язык программирования PHP, СУБД MySQL. Данное предприятие в подобной области ранее автоматизировано не было, поэтому оно нуждается в разработке указанной системы и введении ее в эксплуатацию.